Workflows sind ein Beta-Feature und für Dich möglicherweise noch nicht freigeschaltet. Wenn Du an der Beta teilnehmen möchtest, wende Dich an Deinen CSM oder unser Support-Team.
Bevor du startest
Abo: Für Workflows ist ein kostenpflichtiges Abo erforderlich, das die Workflow-Funktion enthält.
Berechtigungen: Um Workflows zu erstellen oder zu bearbeiten, brauchst Du die Berechtigung Einstellungen → Plattform → Workflows verwalten. Um einen Workflow auszuführen, reicht Lesezugriff. Kannst Du einen Workflow sehen, aber nicht bearbeiten, öffnet er sich schreibgeschützt.
So funktionieren Workflows
Trigger
Trigger legen fest, wann ein Workflow startet. Ein Workflow kann ohne Trigger (nur manuell), mit einem oder mit mehreren Triggern laufen. Bei mehreren Triggern müssen alle denselben Ressourcentyp erzeugen. Einen Firmen-Trigger kannst Du zum Beispiel nicht mit einem Kontakt-Trigger kombinieren.
Aktionen
Aktionen sind die Schritte, die der Workflow ausführt. Jede Aktion bezieht sich auf den aktuellen Datensatz (eine Firma oder einen Kontakt). Liefert eine Aktion mehrere Datensätze zurück, verzweigt der Workflow automatisch und führt die nächste Aktion für jeden Datensatz einzeln aus.
Bedingungen
Bedingungen leiten Datensätze anhand ihrer Attribute auf unterschiedliche Pfade. Jede Bedingung prüft den aktuellen Datensatz und erzeugt einen Wahr- oder Falsch-Zweig. Bedingungen nutzen dasselbe Filtersystem wie die Listen-App – du kannst also jeden Filter verwenden, den es dort gibt, einschließlich Tags, Segmenten, Scores und CRM-Existenzprüfungen.
Die Workflow-Benutzeroberfläche
Du findest Workflows in der linken Navigation. Die Workflow-Liste zeigt alle Workflows, auf die du Zugriff hast. Dort kannst du Workflows erstellen, bearbeiten, aktivieren/deaktivieren oder löschen.
Verwende den Schalter in der Workflow-Liste, um einen Workflow zu aktivieren oder zu deaktivieren.
Durch das Deaktivieren werden künftige Ausführungen gestoppt, der Workflow selbst wird aber nicht gelöscht.
Wähle einen Workflow aus, um ihn im visuellen Editor zu öffnen. Mit Bearbeitungsrechten kannst Du dort Trigger, Aktionen und Bedingungen hinzufügen, bearbeiten oder neu anordnen.
Klicke auf die drei Punkte in der Spalte „Aktion", um eine Übersicht zum Workflow zu sehen – z. B. Details, Fehler und den Ausführungsverlauf.
Schreibgeschützte Workflows
Öffnest Du einen Workflow, den Du nicht bearbeiten darfst, erscheint oben rechts das Badge Read Only. Es ersetzt den Schalter „Aktiviert” und den Button „Speichern”. Trigger, Aktionen und Bedingungen kannst Du trotzdem anklicken, um zu sehen, wie sie eingerichtet sind.
Im Einstellungsbereich siehst Du die komplette Konfiguration. Ein Banner zeigt Dir, dass Du keine Berechtigung zum Bearbeiten hast, und die Felder sind gesperrt.
Hinweis: Um einen schreibgeschützten Workflow zu bearbeiten, bitte den Admin Deines Accounts um die Berechtigung Workflows verwalten.
Die Executions Sidebar
Die Executions Sidebar hat drei Tabs:
Übersicht – eine Zusammenfassung des Workflow-Zustands auf einen Blick.
Fehler – Fehlschläge gruppiert nach Fehlertyp, mit Angabe, wie oft der jeweilige Typ aufgetreten ist und wann er zuletzt aufgetreten ist.
Verlauf – eine Liste der letzten Ausführungen, jeweils mit dem Status „Erfolgreich" oder „Fehlgeschlagen". Ein Durchlauf gilt als fehlgeschlagen, wenn mindestens eine Aktion innerhalb dieses Durchlaufs fehlgeschlagen ist.
Einen Workflow erstellen
Navigiere in der linken Navigation zu Workflows und klicke auf Workflow erstellen.
Wähle Von Grund auf neu erstellen oder wähle eine Vorlage aus.
Lege einen Trigger fest (z. B. Firma wird einer Liste hinzugefügt).
Füge deine Aktionen hinzu:
Firma einer Liste hinzufügen/aus einer Liste entfernen/in eine Liste verschieben
Tag hinzufügen/entfernen
An Webhook senden
Liste von Firmen abrufen
Gespeicherte Suche mit Kontakt- oder Firmenliste synchronisieren
Firma anreichern
Konfiguriere alle Pflichtfelder im Editor und setze den Workflow anschließend auf Aktiviert.
Vorlagen verwenden? Vorlagen sind vollständig bearbeitbar. Lösche, verschiebe oder ergänze Knoten nach Bedarf. Enthält die Vorlage CRM-Aktionen, prüfe Feldzuordnungen, Tags und Objekttypen, damit sie zu Deinem CRM-Setup passen.